Microsoft 365
Αποχώρηση υπαλλήλου: τι κάνεις στο Microsoft 365, με σειρά
Δημοσιεύθηκε:
Σύντομη απάντηση: πρώτα κόβεις την πρόσβαση, μετά σώζεις τα δεδομένα, και μόνο στο τέλος αφαιρείς άδεια ή λογαριασμό. Αν γίνει με λάθος σειρά, χάνεται email ή μένει ανοιχτή πρόσβαση σε κάποιον που έφυγε.
Η σειρά που προτείνει η Microsoft
| Βήμα | Τι κάνεις | Γιατί |
|---|---|---|
| 1 | Μπλοκάρεις τη σύνδεση: επαναφορά κωδικού και αποσύνδεση από όλες τις συνεδρίες | Ο χρήστης δεν μπορεί να συνδεθεί ξανά. Ένα token ισχύει για περίπου μία ώρα, οπότε η αποσύνδεση δεν είναι πάντα άμεση. |
| 2 | Αποθηκεύεις το mailbox: hold ή εξαγωγή σε .pst | Για συνέχεια της δουλειάς ή νομική υποχρέωση. |
| 3 | Σβήνεις δεδομένα και μπλοκάρεις τη συσκευή (κινητό, tablet) | Αφαιρούνται τα δεδομένα της εταιρείας από τη συσκευή. |
| 4 | Προωθείς το email ή μετατρέπεις σε shared mailbox | Οι πελάτες που γράφουν στη διεύθυνση δεν χάνονται. |
| 5 | Δίνεις σε άλλον πρόσβαση στο OneDrive και στο Outlook | Μετά τη διαγραφή του λογαριασμού, το περιεχόμενο διατηρείται 30 ημέρες. |
| 6 | Αφαιρείς την άδεια | Η άδεια μπορεί να δοθεί σε άλλον ή να σταματήσεις να την πληρώνεις. |
| 7 | Διαγράφεις τον λογαριασμό (αν δεν χρειάζεται πια) | Όχι αν έχεις προώθηση ή shared mailbox, γιατί χρειάζονται τον λογαριασμό ως «άγκυρα». |
Προσοχή σε τρία σημεία
- Shared mailbox: η Microsoft αναφέρει ότι αν το mailbox είναι μικρότερο από 50 GB, μπορείς να αφαιρέσεις την άδεια και να μη την πληρώνεις. Πάνω από 50 GB χρειάζεται άδεια.
- Κινητά: αν μετατρέψεις το mailbox σε shared, αφαίρεσε τις συσκευές ή μπλόκαρε την πρόσβαση, γιατί η λειτουργία κινητού δεν δουλεύει σωστά.
- Υβριδικό περιβάλλον: αν οι λογαριασμοί συγχρονίζονται από τοπικό Active Directory, η διαγραφή και η επαναφορά γίνονται εκεί και όχι στο κέντρο διαχείρισης Microsoft 365.
Τι ξεχνιέται συνήθως (δική μας πρακτική σύσταση)
- Κοινόχρηστοι κωδικοί, διαχειριστικά πάνελ και λογαριασμοί σε εφαρμογές τρίτων (CRM, διαφημίσεις, social, domain).
- Συμμετοχή σε ομάδες Teams και SharePoint, και ιδιοκτησία αρχείων ή ομάδων χωρίς άλλον ιδιοκτήτη.
- Εξοπλισμός: laptop, κινητό, κλειδιά, κάρτες πρόσβασης.
- Μια τυπική λίστα ελέγχου που τηρείται για κάθε αποχώρηση, ώστε να μη στηρίζεται στη μνήμη κάποιου.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο διατηρείται το email μετά τη διαγραφή;
Σύμφωνα με τη Microsoft, όταν διαγράψεις έναν λογαριασμό, το περιεχόμενο OneDrive και Outlook διατηρείται 30 ημέρες και μπορείς να επαναφέρεις τον λογαριασμό μέσα σε αυτό το διάστημα.
Αρκεί να αφαιρέσω την άδεια;
Όχι. Η αφαίρεση άδειας δεν κόβει την πρόσβαση ούτε εξασφαλίζει τα δεδομένα. Πρώτα μπλοκάρεις τη σύνδεση και αποσυνδέεις τις συνεδρίες.