Copilot και δικαιώματα πρόσβασης: το πρόβλημα του oversharing

Σύντομη απάντηση: το Copilot δεν δίνει πρόσβαση σε δεδομένα που ο χρήστης δεν έχει. Δείχνει όμως εύκολα ό,τι ο χρήστης έχει ήδη δικαίωμα να δει, ακόμη κι αν κανείς δεν το ήξερε. Άρα το πραγματικό ερώτημα πριν την ενεργοποίηση είναι ποιος έχει πρόσβαση σε τι.

Τι λέει η Microsoft

• Το Copilot εμφανίζει μόνο οργανωτικά δεδομένα στα οποία ο κάθε χρήστης έχει τουλάχιστον δικαίωμα προβολής.
• Η Microsoft τονίζει ότι χρειάζεται να χρησιμοποιείς σωστά τα μοντέλα δικαιωμάτων του Microsoft 365, π.χ. του SharePoint, ώστε οι σωστοί άνθρωποι να έχουν πρόσβαση στο σωστό περιεχόμενο.
• Τα prompts, οι απαντήσεις και τα δεδομένα που προσπελαύνονται μέσω Microsoft Graph δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση των θεμελιωδών μοντέλων.

Πώς φαίνεται το oversharing στην πράξη

Ένας φάκελος μισθοδοσίας σε SharePoint site που είχε ανοιχτεί σε «όλη την εταιρεία» πριν από χρόνια. Ένα έγγραφο με σύνδεσμο που ανοίγει σε όποιον τον έχει. Μια ομάδα Teams με πολύ περισσότερα μέλη απ' όσα χρειάζεται. Πριν το Copilot, κανείς δεν τα έψαχνε. Τώρα ένας απλός πρόσφατος χρήστης μπορεί να τα βρει με μια ερώτηση. Τα δικαιώματα δεν άλλαξαν, άλλαξε η ευκολία ανεύρεσης.

Τι να ελέγξεις πριν το ενεργοποιήσεις (δική μας πρακτική σύσταση)

1. Βρες τα sites και τις ομάδες με υπερβολικά ευρύ κοινό, χωρίς ιδιοκτήτη ή ανενεργά. Η Microsoft προτείνει εργαλεία όπως το SharePoint Advanced Management και το Microsoft Purview για την αναγνώριση.
2. Διόρθωσε πρώτα τα πιο ευαίσθητα: HR, οικονομικά, διοίκηση, νομικά. Μείωσε τα δικαιώματα στον κατάλληλο κύκλο ανθρώπων.
3. Όπου χρειάζεται προσωρινή προστασία, η Microsoft αναφέρει το Restricted Content Discovery, που αποκλείει sites από την ανακάλυψη μέσω Copilot, και την πολιτική DLP για το Copilot.
4. Βάλε ετικέτες ευαισθησίας (sensitivity labels) στο περιεχόμενο που το αξίζει. Η Microsoft τις αναφέρει ως τρόπο περιορισμού του oversharing.
5. Ξεκίνα με μικρή ομάδα χρηστών, δοκίμασε ερωτήσεις που δεν θα έπρεπε να απαντηθούν και έλεγξε τι εμφανίζεται, πριν επεκτείνεις.